1. Wstęp
W niniejszym artykule postaram się przedstawić i opisać:
- zmiany w podatku VAT wynikające z wprowadzenia tzw. „ Białej listy podatników”
- wpływ opisanych zmian dla obowiązków przedsiębiorcy i biur księgowych,
- sankcje dla przedsiębiorcy oraz skutki nowych regulacji.
1 września 2019 to nie tylko rocznica wybuchu II wojny światowej (w tym roku już 90 – ta), ale równie godna zapamiętania data dla polskich przedsiębiorców jeżeli chodzi o kolejne zmiany w systemie podatkowym. Niektórzy publicyści mówią wręcz o następnym kroku w przykręcaniu śruby dla biznesu, a i zdarzają się stanowiska mówiące o wojnie rządu z przedsiębiorcami. Z kolei Ministerstwo Finansów uzasadnia zmiany jako kolejny krok w uszczelnianiu systemu podatkowego oraz zapobieganiu nadużyciom podatkowym. W tym dniu bowiem weszły w życie znowelizowane przepisy dotyczące podatników VAT, którym to zmianom Internet, ale i również strona rządowa nadali już jednoznaczne określenie „Biała lista podatników”, rzadziej „ Biała księga”. Choć Ministerstwo Finansów posługuje się formalnym określeniem: wykaz podatników to już np. na stronie biznes.gov.pl (sic!, strona rządowa) również mowa o białej liście (https://www.biznes.gov.pl/pl/aktualnosci/biala-lista-podatnikow-vat-nowe-narzedzie-do-sprawdzania-kontrahentow) jako narzędziu do sprawdzania kontrahentów. Tak, sprawdzenia kontrahentów. Od kilku już lat Ministerstwo Finansów forsuje nowy model dbania o finanse publiczne, a tym samym prowadzenia biznesu w Polsce. To już na organach skarbowych coraz mniej spoczywa obowiązek wykazania, że mamy do czynienia z nierzetelnym kontrahentem. To ty przedsiębiorco masz sprawdzać czy aby twój partner biznesowy jest uczciwy. I nie chodzi tu o rzetelność kontrahenta wobec ciebie. Choć otrzymałeś płatność za swój towar i wydawałoby ci się, że więcej nic do szczęścia nie potrzeba to nie jest tak do końca. To ty przedsiębiorco masz sprawdzić czy podmiot, z którym robisz interesy jest rzetelny wobec... Państwa! Pod płaszczykiem potwierdzenia, że nie zostałeś uwikłany w proceder wyłudzenia VAT – sprawdzaj swojego kontrahenta. Jeżeli chcesz udowodnić, że wykazałeś tzw. należytą staranność w transakcji VAT – sprawdzaj swojego kontrahenta. Wreszcie, chcesz ująć w kosztach transakcję powyżej 15 tys. zł – sprawdzaj swojego kontrahenta. I tak dalej i tak dalej. Świetna idea!
2. Wykaz podatników.
Czym jest ta robiąca zawrotną karierę tzw. „biała lista”? Z treści nowelizowanego art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2018, poz. 2174 z późn. zm) (dalej: ustawa o VAT) wynika, że Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów:
1) w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT;
2) zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.
Z powyższego przepisu wynika, że w wykazie znajdą się podatnicy zarejestrowani w podatku VAT (podatnicy czynni), w tym ci, których rejestracja została przywrócona oraz podatnicy, co do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji. W porównaniu do wcześniejszych regulacji to dane zawarte w wykazie zostały rozszerzone. Do nowelizacji można było sprawdzić status kontrahenta na jednej z wyszukiwarek na stronie www.podatki.gov.pl. Jedyną informacją, którą można było tam uzyskać to to, że podatnik jest czynnym podatnikiem VAT bądź nie.
Dodatkowo od 2018r. funkcjonowała tzw. „czarna lista podatników" czyli wykaz podmiotów niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, która to lista była efektem wejścia w życie tzw. ustawy o STIR. Zgodnie z ustawą o zmianie niektórych ustaw w celu przeciwdziałania wykorzystywaniu sektora finansowego do wyłudzeń skarbowych Ministerstwo Finansów uruchomiło wykaz ww. podmiotów, dzięki któremu przedsiębiorcy mogli sprawdzić swoich kontrahentów. Obecnie dane z tej listy – wówczas uznanej przez niektórych za "czarna listę" - znalazły się na funkcjonującej od 01.09.2019r. tzw. "białej liście".
Zatem obecnie z prowadzonego przez MF wykazu uzyskamy wiedzę również o podatnikach wykreślonych z rejestru, podatnikach czynnych oraz tych, których pomimo starań/zgłoszenia z jakichś względów organ podatkowy nie wpisał do rejestru czynnych podatników VAT. Znajdziemy na „Białej liście” również wykaz podatników VAT zwolnionych z tym, że są to ci podatnicy VAT, którzy korzystają ze zwolnienia, ale złożyli w organie VAT zgłoszenie VAT-R .
W rejestrze nie znajdą się podatnicy, którzy są zwolnieni z podatku VAT (np. z uwagi na nieprzekroczenie obrotu 200 tys. zł) i nie dokonali potwierdzenia swojego statusu w VAT-R, gdyż raz nie ma takiego obowiązku, a dwa nie jest to im do niczego potrzebne. Tu widzę pierwsze zagrożenie dla takich podmiotów. Proszę zauważyć do czego zmierzają przepisy – może powstać całkiem realny schemat myślenia: „jesteś w wykazie, w białej księdze to jesteś ok, można z tobą rozbić biznes. Nie ma cię w wykazie to coś z tobą nie tak. Lepiej z tobą nie prowadzić interesów.” Jest to oczywiście duże uproszczenie, ale myślę, że równie szybko jak zaczęło funkcjonować pojęcie „Biała lista podatników” to równie dobrze, przynajmniej jeżeli ktoś tego nie powie to w myślach może zacząć utrwalać się pojęcie „ Czarna lista podatników”, czytaj: wykreślonych, tych którym naczelnik urzędu odmówił rejestracji i nawet tych niezarejestrowanych na VAT w ogóle.
Dodatkowo, o czym będzie później, wprowadzenie niniejszych przepisów w mojej ocenie jest kolejnym krokiem do „zachęcania” podatników VAT do korzystania z mechanizmu podzielonej płatności, tzw. split payment. Ustawodawca bowiem faktycznie dąży do obligatoryjnego stosowania tego mechanizmu dla jak największej grupy podatników.
Sprawdzenia kontrahenta można dokonać pod tym adresem:
Wyszukania podmiotu można dokonać po numerze NIP, REGON, nazwie podatnika czy wreszcie numerze rachunku bankowego. Jak wygląda wynik sprawdzenia można zobaczyć
tutaj. Plusem sprawdzenia jest to, że otrzymujemy wydruk na dany dzień i jak się wydaje o unikatowym numerze systemowym. Domyślam się, że w ewentualnym postępowaniu podatkowym czy innym będzie można sprawdzić w systemie teleinformatycznym Szefa KAS, że takowe sprawdzenie rzeczywiście zostało dokonane.
W wykazie znajdziemy dane:
1) firmę (nazwę) lub imię i nazwisko;
2) numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
2a) status podmiotu:
a) w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
b) zarejestrowanego jako "podatnik VAT czynny" albo "podatnik VAT zwolniony", w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona,
3) numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
4) numer PESEL, o ile podmiot posiada;
5) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany,
6) adres siedziby - w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
7) adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności - w odniesieniu do osoby fizycznej;
8) imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
9) imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
10) imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL,
11) daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
12) podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
13) numery rachunków rozliczeniowych, o których mowa w ustawie Prawo bankowe, lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą - wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej.
3. Praktyczne problemy.
W naszej Kancelarii spotkaliśmy się z wieloma przypadkami zastosowania „nowych przepisów” o tzw. „białej liście” już w tym roku. I tak, jeden z naszych klientów jest obecnie na etapie rejestracji w podatku od towarów i usług. Z uwagi na przekroczenie obrotu uprawniającego do zwolnienia (200 tys. zł) złożono VAT-R, trwa weryfikacja przez urząd skarbowy (wiadomo może to potrwać nawet 2 miesiące). Firma z mocy prawa stała się podatnikiem VAT,a sama rejestracja jest tylko formalnym potwierdzeniem tego stanu. Zatem podatnik dalej prowadzi działalność, co więcej pomimo niezarejestrowania do VAT ma on obowiązek wystawić fakturę VAT z tytułu dokonanej sprzedaży. Jakież było nasze zdziwienie, gdy dostaliśmy sygnał od klienta, że jedna z firm z branży budowlanej odmawia płatności za fakturę z uwagi na to, że usługodawca nie występuje na białej liście. Klient przedłożył kopię zgłoszenia VAT-R oraz potwierdzenie złożenia w urzędzie skarbowym i dalej słyszeliśmy, że nie będzie wypłaty bo nie ma firmy na białej liście. Cierpliwe tłumaczenie, że biała lista to biała lista, zmiany następują w nowym roku, a i tak nie dotyczą takiej kwoty, a obowiązek zapłaty faktury na 1200 zł brutto to co innego nie przyniosły rezultatu. Ostatecznie kontrahent po naszej sugestii zapłacił metodą podzielonej płatności.
Kolejnym przykładem podmiotów „wrzuconych” w białą listę i którzy mogą mieć z tym problemy są obcokrajowcy prowadzący np. najem nieruchomości nad morzem, którzy to obcokrajowcy z uwagi na brak siedziby w RP nie korzystają ze zwolnienia podmiotowego w VAT (200 tys. zł). Nie rzadko tacy wynajmujący korzystają z usług profesjonalnych firm obsługujących cały proces najmu. Z racji posiadania statusu podatnika VAT wystawiają oni faktury VAT i chcąc nie chcąc podają na nich swoje rachunki osobiste, gdyż nie są przedsiębiorcami w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców. Czy znajdzie się bank, który bez numeru REGON pozwoli takiemu podmiotowi założyć rachunek rozliczeniowy? Nie sądzę. A proszę mi wierzyć faktury powyżej 15 tys. zł za obsługę najmu nieruchomości w sezonie letnim to standard. Powyższe przykłady są dopiero namiastką problemów i tego, co czekać nas będzie po 01.01.2020r.
4. Konsekwencje w PIT - stan prawny po 01.01.2020r.
Pierwszą grupą podatników, dla których ma znaczenie na jaki rachunek płacą za dostawy są pośrednicy w sprzedaży towarów, np. właściciel sklepu internetowego, który działając w imieniu i na rzecz dostawcy zbiera zamówienia, zleca wysyłkę i pobiera należność, którą następnie po pobraniu dla siebie prowizji wpłaca na konto dostawcy czy hurtownika. Art. 14 ust. 2h ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (jt. Dz. U. Z 2019, poz. 1387 – wersja oczekująca, zwana dalej "ustawa PIT") stanowi, że w przypadku gdy podatnik, który na podstawie umowy zawartej z dostawcą towarów lub usługodawcą zarejestrowanym na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny albo nabywcą towarów lub usługobiorcą jest obowiązany do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, dokona zapłaty tej należności przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, u podatnika ustala się przychód w dniu zlecenia przelewu. Przychód ten ustala się w takiej wysokości, w jakiej płatność została dokonana na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie na tzw. "białej liście".
Konsekwencje dla pozostałych podmiotów określa art. 22p ustawy PIT, z którego wynika, że podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców :
1) została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub
2) została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług - w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny.
Słowo klucz w ww. przepisach to art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, którego norma stanowi, że dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Z przepisów ustawy wynika, że brak zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów nie dotyczy przypadków jeżeli dokonamy płatności powyżej 15 tyś. zł na rachunek osobisty podatnika podatku dochodowego, który nie jest podatnikiem podatku od towarów i usług (np. jest zwolniony z uwagi na obrót - oczywiste) albo dokonany jest na rzecz podatników podatku od towarów i usług, którzy nie są przedsiębiorcami (ww. obcokrajowcy). Wydaje się, że stara rzymska zasada
Impossibilium nulla obligatio est, (łac. nikt nie jest zobowiązany do rzeczy niemożliwych) – tu jak najbardziej obowiązuje. Nie można żądać od podatnika VAT, niebędącego przedsiębiorcą posiadania rachunku firmowego, a z drugiej strony narażać na odpowiedzialność tego, który nie ma praktycznej możliwości dokonania zapłaty na taki rachunek.
5. Konsekwencje w VAT – od 01.01.2020r.
Jeżeli zobowiązany podatnik, na rzecz którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług, nie zastosuje się do powyższych przepisów to odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz z dostawcą towarów lub usługodawcą zarejestrowanym na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, za jego zaległości podatkowe w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług Takie same konsekwencje dotyczą ww. wspomnianego pośrednika w dostawie towarów. Solidarna odpowiedzialność polega w dużym skrócie na tym, że gdy już zostanie ustalona to wierzyciel (w tym przypadku organ podatkowy) będzie mógł co do zasady żądać zapłaty podatku również od nabywcy towaru czy usługi.
Jak wyjaśniam poniżej z odpowiedzialności można się wybronić poprzez ww. zawiadomienie bądź stosowanie split payment.
6. Koła ratunkowe.
Tak na prawdę przeszkodą w uznaniu za koszt uzyskania przychodów u podatników alko konieczność rozpoznania przychodu u pośrednika w zakresie należności w kwocie powyżej 15 tyś. zł z faktury podatnika VAT jest dokonanie takiej płatności na rachunek podatnika podatku VAT inny niż wykazany na białej liście.
Wybrnąć można z tej sytuacji w następujący sposób. Po dokonaniu płatności przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów VAT należy złożyć zawiadomienie, o którym mowa w art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej (przepis obowiązujący od 01.01.2020r.) , do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu. Praktycznym problemem w tej sytuacji jest to, że z wykazu nie wynika, który naczelnik urzędu skarbowego jest właściwy dla naszego kontrahenta. O ile uzyskamy taką informacje od naszego partnera biznesowego to nie będzie problemu, o tyle jeżeli kontrahent z jakichś względów nie poda tej informacji to będziemy musieli uzyskać ją sami. Będziemy mięli na to tylko 3 dni. Oczywiście takiej informacji nie dostaniemy od organów skarbowych. Pozostają zatem wyszukiwarki w Internecie, w których szybko sprawdzimy właściwość miejscową dla danego adresu bądź wertowanie zapisów rozporządzeń o właściwości. Proszę zwrócić uwagę, że przepis nie mówi o właściwym miejscowo czy rzeczowo naczelniku urzędu skarbowego. Bo przecież oprócz właściwości miejscowej mamy również właściwość rzeczową. I tak dla niektórych kategorii podatników właściwym będzie naczelnik wyspecjalizowanego urzędu skarbowego, np. Naczelnik Zachodniopomorskiego Urzędu Skarbowego w Szczecinie czy naczelnik takiego urzędu w innym województwie. Z pomocą może nam przyjść art. 170. § 1. Ordynacji podatkowej, który stanowi, że jeżeli organ podatkowy, do którego podanie wniesiono, jest niewłaściwy w sprawie, powinien niezwłocznie przekazać je organowi właściwemu, zawiadamiając o tym wnoszącego podanie. Z § 2. wynika, że podanie wniesione do organu niewłaściwego przed upływem terminu określonego przepisami prawa uważa się za wniesione z zachowaniem terminu.
Zawiadomienie powinno zawierać:
1) numer identyfikacyjny, firmę (nazwę) oraz adres siedziby albo, w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną, imię i nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności - adres miejsca zamieszkania, podatnika dokonującego zapłaty należności;
2) dane wystawcy faktury wskazane na fakturze (numer identyfikacyjny, nazwę albo imię i nazwisko oraz adres);
3) numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności;
4) wysokość należności zapłaconej przelewem na rachunek, o którym mowa w pkt 3, i dzień zlecenia przelewu na ten rachunek.
Co do formy takiego zawiadomienia to ustawa nie wskazuje szczególnego sposobu wniesienia takiej informacji o dokonanej płatności. Zatem dopuszczalna jest forma ustna do protokołu (wyobrażam sobie minę urzędnika na sali obsługi urzędu, gdy poinformujemy, że chcemy dokonać zgłoszenia w tej formie ;-)), pisemnie bądź w formie elektronicznej. W mojej ocenie dopuszczalna jest również forma elektroniczna za pośrednictwem e-mail na adres właściwego urzędu skarbowego. Oczywiście dla celów dowodowych zalecałbym zatrzymanie w dokumentach czy pod fakturą potwierdzenie powiadomienia organu podatkowego o takiej płatności.
Według MF w najbliższym czasie zostaną wydane przepisy, w których będzie określony elektroniczny wzór zawiadomienia o płatności na rachunek niezgłoszony na białą listę VAT. Ministerstwo zamierza opublikować również formularz, na którym będzie można zgłosić takie zawiadomienie, mam nadzieję, że również za pośrednictwem e-puap. Upoważnienie do wydania tych przepisów daje § 5 przyszłego art. 117 ba Ordynacji podatkowej.
Kolejnym sposobem na uniknięcie kłopotów z fiskusem, brakiem uznania za koszty i koniecznością rozpoznania dodatkowego przychodu jest zapłata należności za pośrednictwem metody podzielonej płatności. Nie trzeba wówczas bawić się w zawiadomienia – wystarczy dokonać zapłaty poprzez metodę split payment. Wynika to wprost z przyszłego art.117bb ustawy Ordynacja podatkowa, który stanowi, że przepisów art. 117ba nie stosuje się do transakcji, w odniesieniu do których podatnik dokonał zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (...).
7. Wytyczne dla biur księgowych.
W pierwszej kolejności sprawdziłbym swoich klientów pod kątem czy ich dane zawarte w wykazie są aktualne, zwłaszcza w zakresie zgłoszonych rachunków bankowych. Mamy na to czas do końca 2019 roku.
Następnie powiadomiłbym klientów o nowych obowiązkach od 01.01.2020r. i przyzwyczajałbym już teraz do wyrobienia w sobie nawyku sprawdzania przy płatnościach kontrahentów – podatników VAT czy rachunek bankowy wskazany na fakturze jest rachunkiem wykazanym na białej liście. Czy pilnowanie kontrahentów to obowiązek przedsiębiorcy czy też przede wszystkim jego biura rachunkowego. Pojawiają się różne głosy w tej sprawie. W mojej ocenie na etapie dokonywania płatności to na podatniku ciąży szczególna odpowiedzialność, gdyż to on bądź jego pracownicy będą dokonywać płatności.
W sytuacji, gdy pojawi się na fakturze rachunek spoza listy to na pewno kontakt z kontrahentem jest wskazany, a także należałoby wyjaśnić sytuację. Tu należy się zastanowić czy w przypadku przeoczenia przez kontrahenta aktualizacji swojego rachunku na białej liście zdąży on dokonać zmian do czasu płatności. Czy przy tempie pracy służb skarbowych zdoła on umieścić na białej liście swój rachunek rozliczeniowy? Myślę, że będzie to trudne. Trzeba będzie płacić na ten rachunek z faktury i zawiadamiać naczelnika urzędu skarbowego bądź dokonać płatności za pomocą split payment. W praktyce w większości przypadków to księgowy będzie dokonywał zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego. Dlatego dobrze uczulić klientów, aby te informację przekazywali do biura niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od daty płatności.
W przypadku księgowania dokumentów należy nastawić się na szczególną weryfikację faktur VAT z kwotami powyżej 15 tys. zł pod kątem ujęcia w kosztach uzyskania przychodów. Większość programów księgowych, z którymi się spotkałem pozwala na taką weryfikację automatycznie, zwłaszcza rachunków bankowych czy są umieszczone na białej liście.
W przypadku wątpliwości i problemów zalecam kontakt z doradcą podatkowym.
Paweł Wojnowski, doradca podatkowy,
Prezes zarządu Kancelarii Podatkowo - Księgowej Taxologika z siedzibą w Szczecinie.
